Aktiviteter för digitalisering – Status juni 2023

Under vÄren 2021 har projektet Samlad digitalisering jobbat med fokusgrupper för att förstÄ upplevelser, identifiera behov, sÀtta delmÄl mot strategi 2030 och ta fram digitaliseringsidéer som möter behoven. I september 2021 prioriterades ett antal aktiviteter för att uppfylla universitetets digitaliseringsmÄl. Varje aktivitet har en ansvarig verksamhet samt en tidsram för dÄ aktiviteten genomförs.

Idéanalyser

Digital resursbank KLAR

Projektet behöver Ă€ven inkludera ett verktyg för att dela digitala resurser i form av film, foto och grafiskt material för att göra det lĂ€tt att göra rĂ€tt för medarbetare att göra digitalt material. 

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd gör idĂ©analys Ă„t Kommunikationsavdelningen. 

Tidsram: September- november 2021

Status (jun 2022): Avdelningen för verksamhetsstöd genomförde i september 2021 en idĂ©analys gĂ€llande digital resursbank. 

  • IdĂ©n Ă€r att i en digital tjĂ€nst kunna samla alla multimediaresurser, oavsett typ, anvĂ€ndningsomrĂ„de och tillgĂ„ng för anvĂ€ndare. DĂ€r kan alla typer av multimediafiler laddas upp och mĂ€rkas. Filerna kan delas med andra bĂ„de inom och utanför organisationen. I analysen identifierades att olika digitala tjĂ€nster anvĂ€nds för olika medietyper; Bildbanken för bilder, Kauplay för filmer och Dokumenthörnan för broschyrer/presentationer. Även Box och Sprend anvĂ€nds dĂ„ stora filer ska delas. 
  • Med en digital lösning för att samla multimediaresurser kan fler arbeta effektivare med multimedia. Det blir enklare att hĂ„lla koll pĂ„ produktioners livslĂ€ngd och medarbetare pĂ„ Kau kan ocksĂ„ Ă„teranvĂ€nda multimedia utan mellanhĂ€nder. Analysen förslog att utvĂ€rdera om nĂ„gon befintlig digital tjĂ€nst, sĂ„ som Kauplay eller Sunet Drive kan fungera som gemensam resursbank och om inte, hitta annan tjĂ€nst som uppfyller identifierade krav och behov.
  • Rekommendationer frĂ„n uppföljningen: Undersök möjligheterna att bygga in resursbanken i Drupal, antingen nya Medarbetarwebben eller Kau.se. AnvĂ€nd de erfarenheter som upphandlad konsult har frĂ„n andra organisationer.

Deltagarportal KLAR

Ett behov som uttryckts ett flertal gÄnger till Kommunikationsavdelningen Àr digitalt verktyg (webbplats, sociala medier, app eller liknande) för att rekrytera respondenter till deltagare i olika forskningsstudier.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd gör idĂ©analys Ă„t Kommunikationsavdelningen. 

Tidsram: September – november 2021

Status (jun 2022): Idéanalysen pekade pÄ behov av nÀrmare utredning. Christina Knowles genomförde vÄren 2022 en sÄdan som rekommenderar att inte införa en deltagarportal.

Förstudier och utredningar

Kameran i Zoom KLAR

En utredning av kamerans betydelse för lÀrandet ur bÄde lÀrar- och studentperspektiv i digital undervisning samt framtagande av guide till lÀrare hur de kan skapa trygghet i undervisningssituationen ska genomföras. Syftet Àr att fÄ en förstÄelse för hur kameran pÄverkar lÀrares förutsÀttningar i undervisningen och studenters lÀrare. Utredningen ska Àven innefatta rÀttsliga aspekter.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten. Aktiviteten kan med fördel vĂ€vas samman med UHR:s projekt om distansundervisning.

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): En rapport Àr till 85-90% klar (ÄterstÄr sprÄkgranskning). Den innehÄller en sammanstÀllning om forskning inom omrÄdet, sÄvÀl video som distansundervisning och kommer publiceras pÄ Keep-on-teaching sidan inom kort.

Status (dec 2022): PÄ grund av de förlÀngda projekten Nytt kursutvÀrderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring EUNICE ansökan kunde utredningsrapporten inte fÀrdigstÀllas under höstterminen. Rapporten förvÀntas publiceras i slutet av februari 2023.

Status (jun 2023): PÄ grund av de förlÀngda projekten Nytt kursutvÀrderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring ChatGPT kunde utredningsrapporten inte fÀrdigstÀllas under vÄrterminen. Rapporten förvÀntas publiceras i september.

Resultat: PÄ webbplatsen Keep-on-teaching finns en guide om studenter utan kamera och lÀnk till en rapport om Àmnet.

Dokumenthörnan KLAR

En utredning av tidigare insatser avseende förbĂ€ttring av dokumenthörnan ska genomföras tillsammans med en nulĂ€gesanalys av behovet. Utredningen ska ligga till grund för vĂ€gval för utvecklingen av ny dokumenthörna som ett delprojekt till projektet Medarbetarwebb. 

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd genomför utredningen med avrapportering till Rektors kansli. 

Tidsram: Augusti 2021 – september 2021

Status (jun 2022): Utredningen genomfördes enligt plan och ledde till uppstarten av projektet Dokumenthantering, ett delprojekt i projektet Medarbetarwebben. Delprojektet innebÀr hantering av styr- och beslutsdokument för att medarbetarna vid Karlstads universitet ska hitta korrekt och aktuell information. Att medarbetare kÀnner sig trygga i hur de hittar korrekta och relevanta styrdokument pÄ medarbetarwebben. Delprojektet ska vara klart vid första leveransen av Medarbetarwebben, den 10 mars 2023. Therese Eriksson Àr projektledare.

Status (dec 2022): Projektet Dokumenthantering gÄr enligt plan och Regelverket, platsen dÀr dokument hanteras pÄ Medarbetarwebben, kommer lanseras i mars 2023.

Automatisering i ekonomiprocesser KLAR

En förstudie av hur automatisering genom robotisering kan anvĂ€ndas i flera av universitetets ekonomprocesser ska genomföras med syftet hur automatisering kan anvĂ€ndas för resurseffektivitet pĂ„ ekonomiavdelningen. Även flera andra av universitetets processer ska beaktas vid förstudien. 

Ansvarig: Avdelningen för ekonomi- och planering 

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Avdelningen för ekonomi och planering har genomfört tvĂ„ förstudier om robotisering i ekonomiprocesser. 

  • Den första förstudien Ă€r mer grundlĂ€ggande kring robotisering, dĂ€r Robot Process Automation (RPA) definieras och beskrivs. En nulĂ€gesanalys visar att flera lĂ€rosĂ€ten och andra offentliga organisationer har effektiviserat med RPA och lĂ€rdomar kan dras av för- och nackdelar med olika sĂ€tt att organisera arbetet med RPA. Med stöd av Ă€mnet Informatik genomfördes en workshop för at identifiera utvecklingsomrĂ„den inom Avdelningen för ekonomi och planering dĂ€r robotisering kan stödja verksamheten. Inom flera omrĂ„den finns specifika arbetsuppgifter och processer som har potential att utvecklas med robotisering, dĂ€r faktorer som genomförbarhet, tidsbesparande, effektivisering och minskande mĂ€ngd fel har pĂ„verkat rangordningen. VĂ„rt att notera Ă€r att robotisering inte alltid Ă€r rĂ€tt svar pĂ„ ett problem, det kan ocksĂ„ lösas med systemintegrationer eller systemförbĂ€ttringar. 
  • Den andra förstudien har fokuserat specifikt pĂ„ de man kallar ”Primulakontering”. Med det menas att ekonomer planerar, budgeterar och redovisar personalkostnader i HR-systemet Primula. Ekonomerna utför samma arbetsuppgifter i Raindance, alltsĂ„ tydligt dubbelarbete som med tanke pĂ„ omfattningen har stor potential till tidsbesparingar med robotisering. Förstudien förordar automatisering av personalkontering i Primula, dĂ„ det innebĂ€r att ekonomer inte behöver arbete i Primula men ocksĂ„ att befintliga integrationer för kringliggande system inte behöver förĂ€ndras. 
  • Slutsatserna frĂ„n bĂ„da förstudierna Ă€r att robotisering har stor potential för att effektivisera och frigöra tid inom Avdelningen för ekonomi och planering. Man poĂ€ngterar vikten av att förmĂ„gan att bygga ”robotar” inte behöver baseras pĂ„ sĂ€rskild it-kompetens, utan klaras av i den berörda verksamheten. Förstudierna har inte utvĂ€rderat möjligheter till robotisering utanför Avdelningen för ekonomi och planering, men bedömningen Ă€r att potentialen Ă€r stor i resterande verksamhet. 

Rekommendationer frÄn uppföljningen:

  1. UtvĂ€rdera hur en framtida förvaltningsorganisation av RPA ska se ut och fungera innan en upphandling startar. 
  2. Genomför ett upphandling av RPA sĂ„ snart det Ă€r genomförbart och inför RPA i identifierade ekonomiprocesser. Parallellt ska ekonomihantering utanför Avdelningen för ekonomi och planering som kan effektiviseras med RPA identifieras och införas. 
  3. Förstudie tvĂ„ pekar pĂ„ möjligheten att ”slippa arbeta i ett system man inte Ă€r i sĂ„ ofta”, vilket kan överföras pĂ„ andra verksamheter och roller i organisationen. Kombinera den insikten med de förslag pĂ„ systemintegrationer som framkommit i digitaliseringsaktiviteten ”KartlĂ€ggning av systemintegrationer”.

Status (dec 2022): En RFI kommer genomföras i januari 2023 inför en upphandling dÀr ekonomiprocesser Àr först ut för automatisering, dÀrefter planeras fler processer inom andra omrÄden kopplas pÄ.

Status (jun 2023): Ett projekt pÄgÄr dÀr en upphandlad RPA-lösning ska automatisera nio processer inom ekonomi, HR, utbildningsadministration och bibliotek. Projektet pÄgÄr fram till mars 2024.

OmvÀrldsanalys av digital examination KLAR

Det system för digital examination som anvĂ€nds idag stödjer inte matematiska formler och liknande behov. Innan avtalet med systemleverantören förlĂ€ngs bör en omvĂ€rldsanalys genomföras som beaktar universitetets behov. 

Ansvarig: Avdelningen för utbildningsstöd 

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): En förstudie genomfördes som rekommenderade ett systembyte. Ett införandeprojekt av systemet Inspera pĂ„gĂ„r nu. Systemet kommer vara i drift nĂ€r höstterminen 2022 startar. 

Status (dec 2022): Införandeprojektet genomfördes enligt plan och systemet Inspera Ă€r nu universitetets digitala tentamenssystem. 

KartlÀggning av systemintegrationer KLAR

För att nÄ en effektivare arbetsmiljö med mindre dubbelarbete och bÀttre beslutsunderlag behöver kommunikationen mellan universitetets olika stödsystem ses över. Hur pratar systemen med varandra och delar information mellan varandra sÄ att mindre arbete behöver ske genom att mata in samma information pÄ flera olika stÀllen. Utöver detta finns det ett stort behov av att aggregera och samköra olika sorters verksamhetsinformation sÄ att man fÄr fram tydliga beslutsunderlag och bÀttre styrningsmöjligheter.

Ansvarig: It-avdelningen

Tidsram: Oktober 2021 – mars 2021

Status (jun 2022): En kartlĂ€ggning av systemintegrationer har genomförts av It-avdelningen jan-apr 2022.  UtgĂ„ngspunkten har varit den systemkarta med övergripande kopplingar mellan system som finns inom it-styrningen. 

  • För att identifiera behov av systemintegrationer genomförde flera samtal med medarbetare pĂ„ Kau, förvaltningsledare samt medarbetare frĂ„n varje team pĂ„ It-avdelningen. Av samtalen framkom att universitetets system överlag fungerar bra och att vĂ„ra system trots allt pratar med varandra i stor omfattning, men det finns förstĂ„s förbĂ€ttringspotential. Dessa redovisas som förbĂ€ttringsförslag mellan respektive system som Ă€r inblandat. Det kan handla om integrationer mellan system som idag Ă€r isolerade frĂ„n varandra, men ocksĂ„ om befintliga integrationer som Ă€r i behov av förbĂ€ttringar. 
  • KartlĂ€ggning av befintliga integrationer genomfördes i systemgruppen Utbildningsadministration som Ă€r en central grupp av system dĂ€r viktig information för utbildningsverksamheten finns och flödar. Ladok Ă€r hĂ€r det system som övriga system i stor utstrĂ€ckning Ă€r beroende av. Olika metoder och programvaror har utvĂ€rderas för att dokumentationen av integrationerna, och slutligen valdes programvaran Archi, frĂ€mst för dess möjligheter till visuellt presentation och Ă„teranvĂ€ndning av dataobjekt samt kopplingen till metodstödet TOGAF. 

Rekommendationer frÄn uppföljningen

  1. Distribuera förslagen pĂ„ integrationer till respektive förvaltningsledare för utvĂ€rdering och eventuellt införande. 
  2. Inkorporera förvaltningen av nya systemkartan med dess integrationer som en del av systemförvaltningsmodellen GFS. 
  3. GĂ„ vidare med att kartlĂ€gga alla systemomrĂ„den. Fokusera initialt pĂ„ ekonomi- och personaldata för att stödja digitaliseringsaktiviteten ”Automatiseringar i ekonomiprocesser”.
  4. AnvĂ€nd kartlagda integrationer som underlag för att beskriva för organisationen hur, var och nĂ€r information flödar mellan system. 

Digitalt verksamhetsstöd för forskningsprojekt KLAR

En förstudie ska genomföras som ska resultera i ett förslag för en snabb och enkel vÀgledning för forskaren genom att ansökningar, avtal, beslut etc finns samlat pÄ ett stÀlle. Det digitala verksamhetsstödet ska vara integrerat med befintliga system pÄ Kau och stödfunktionerna kan ge direkt vÀgledning. LÀrosÀtet kan sÀkerstÀlla att krav och avtal följs. Verksamhetsstödet ska inte ersÀtta forskningsfinansiÀrernas befintliga ansöknings- och/eller projektverktyg.

Förslaget ska innefatta följande:

  • En överblick av alla forskningsprojekt (budget, partners, finansiĂ€r, projektperiod, etikbeslut, avtal, rekryteringar, bibliometri, datahanteringsplaner)
  • System som signalerar vad som behöver göras i varje steg och anpassas utifrĂ„n finansiĂ€r.
  • Administration som sĂ€kerstĂ€ller att information/dokumentation Ă€r korrekt som i möjligaste mĂ„n hĂ€mtas frĂ„n befintliga interna system.

Ansvarig: Grants and Innovation Office (GIO)

Tidsram: 1 april 2022 – 31 december 2022

Status (jun 2022): Baserat pÄ olika anledningar (prioriteringar samt kapacitetsbrist) har denna aktivitet delvis setts över och inte heller kunnat prioriteras till fullo. GIO har via diskussioner inom FSG (Forskningsstrategiska gruppen som leds av rektor) och i FASG (Forskningsadministrativa styrgruppen) beslutat att vi behöver inleda detta arbete med att se över vilken forskningsinformation (och i första hand ekonomisk information) vi av olika anledningar mÄste presentera utifrÄn olika krav och aktiviteter, det kan vara redovisningar till uppdragsgivare av olika slag, bakgrundsdata i samband med kvalitetsgranskningar av universitetets forskning och data/information i samband med olika interna beslut och planeringar.
För att utreda detta har en förstudie startats med mÄlet att lÀmna förslag till ett systematiskt arbetssÀtt för att sammanstÀlla data avseende extern forskningsfinansiering vid universitetet. Ambitionen Àr att universitetet skapar en sammanhÄllen process för att visualisera data med stöd av systemverktyg som Àr tillgÀngliga för alla medarbetare.
Detta innebĂ€r alltsĂ„ att steget mot det digitala stödsystemet som kan finnas tillgĂ€ngligt för alla (bĂ„de internt pĂ„ universitetet och Ă€ven till viss del externt) ligger lite lĂ€ngre fram i tid, denna ”bakgrundsstudie” behöver först genomföras för att se vilken typ av information och data som mĂ„ste kunna presenteras utifrĂ„n olika kravstĂ€llningar pĂ„ universitetet.

Status (dec 2022): Förstudien som var tĂ€nkt att pĂ„gĂ„ till 31 dec 2022 har förlĂ€ngts tom 31 mars 2023, dels för att kapaciteten att driva denna förstudie inte Ă€r sĂ„ hög (varken Avdelningen för ekonomi och planering eller GIO har kunnat prioritera detta) men ocksĂ„ för att under första kvartalet kommer ett par institutioner fĂ„ ”pilota” lite runt de förslag pĂ„ uppföljningsdata som förstudien börjar landa i.

Status (jun 2023): Förstudien avseende vilken forskningsinformation, i första hand ekonomisk information, som Kau bör anvÀnda sig av för olika sammanhang har fortsatt. Den förlÀngdes till 31 mars i ett första lÀge men har förlÀngts ytterligare för att det varit kapacitetsbrist inom bÄde Ekonomiavdelningen och GIO. Men piloter har nu genomförts med ett par institutioner pÄ bÄda fakulteterna (som inkluderat dekaner, prefekter, controllers, ekonomer, GIO). Ett förslag pÄ ekonomisk information finns nu framtaget och mÄlet Àr att detta nu ska förankras brett pÄ fakulteterna (alla prefekter) under april-maj sÄ att denna fas kan slutföras i början av juni.

Status (jun 2024): Förstudien genomfördes under perioden ht22 till vt23 och fokus var pĂ„ att definiera en modell samt digitalt stöd avseende ” Systematisk och sammanhĂ„llen redovisning av externfinansierad forskning vid Karlstads universitet”.
Baserat pĂ„ förstudien har sedan KULI (universitetets BI-system) uppdateras med information rörande externfinansierad forskning samt med publikationsinformation kopplat till universitetets forskningsverksamhet. Informationen kan nu ses “online” via inloggning i KULI.

Projekt

Medarbetarwebb KLAR

Framtagande av ny medarbetarwebbplats som skapar en upplevelse av en samlad digital miljö för universitetets medarbetare. Arbetet hÄlls samman i ett huvudprojekt och bestÄr av fem delprojekt:

  1. Plattform
  2. Dokumenthantering
  3. Information och nyheter
  4. Kompetensutveckling och verktyg
  5. Att göra

Ansvarig: Kommunikationsavdelningen Ă€r huvudprojektledare samt leder delprojekt 1 och 3. Rektors kansli leder delprojekt 2, Avdelningen för verksamhetsstöd ledare delprojekt 4 och 5. Avdelningen för verksamhetsstöd Ă€r ocksĂ„ projektstöd till huvudprojektet.

Tidsram: November 2021 – maj 2023, med delleverans september 2022

Status (jun 2022): Projektet har justerat tidplanen, men löper pÄ enligt den nya planen. Större beslut som fattats avser val av plattform, upphandling av konsulter och framtagande och godkÀnnande av projektplaner. I höst byter projektet projektledare och framöver vÀntar aktiviteter sÄsom framtagande av koncept och design, migrering och framtagande av redaktörsorganisation m.m.

Status (dec 2022): Projektet löper fortfarande bra. Tidsplanen hĂ„lls och projektgruppen arbetar bra tillsammans. Första lansering planeras till 10 mars 2023. DĂ„ finns ny informationsstruktur, Regelverket (dokumenthantering av styrdokument, beslut och protokoll), förbĂ€ttrad sökfunktion, ny design och ny redaktörsorganisation. Andra lanseringen Ă€r planerad till hösten 2023, med implementering av Att göra samt Kompetensutveckling och verktyg. 

Status (jun 2023): Delprojekten Att göra och Kompetensutveckling och verktyg fortlöper enligt plan med leverans oktober 2023.

Status (jun 2024): Funktionalitet för pÄminnelser (Att göra) och kunskapsblock/kompetenssida (kompetensutveckling) lanserades i oktober 2023. DÀrmed avslutades det större projektet Ny medarbetarwebb.

Tydlig ingÄng till och identifiering av kompetensutveckling KLAR

Delprojekt till Medarbetarwebben. Digitala verktyg som personal förvĂ€ntas anvĂ€nda men ocksĂ„ verktyg som finns tillgĂ€ngliga att anvĂ€nda i sitt arbete eller i sin undervisning ska samlas pĂ„ ett enkelt och överskĂ„dligt sĂ€tt. Kompetensutvecklingen ska kunna utgĂ„ frĂ„n sĂ„vĂ€l verksamhetsuppdraget som frĂ„n chef/systemansvarigs tilldelning eller medarbetaren behov och intresse.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. Även Universitetspedagogiska enheten deltar i projektet.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status: Se projektet Medarbetarwebb ovan.

Digitalt samarbete kring information (Sunet Drive) KLAR

För att medarbetare och studenter ska kunna samarbeta sÀkert kring information, dokument och filer behöver universitetet en digital samarbetsplattform för ÀndamÄlet. Sunet Drive ska dÀrför införas för att lagra och dela filer. I första hand prioriteras forskningsdata och dÀrefter övrig verksamhet.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. För delprojekt forskning och teknik ansvarar delprojektledare frĂ„n Externa relationer respektive It-avdelningen.

Tidsram: Augusti 2021 – mars 2022

Status (jun 2022):

  • Under perioden maj 2021 – feb 2022 pĂ„gick ett projekt för att införa Sunet Drive för lagring och delning av forskningsdata. Under aug-nov 2022 introducerades fem forskningsprojekt för Sunet Drive som en pilot för att testa produkten, optimera rutiner och ta fram stödmaterial. 1 dec 2022 lanserades Sunet Drive brett till alla forskningsprojekt. Till och med juni 2022 hade ca 70 forskningsprojekt bestĂ€llt projektyta. 
  • Projektet utredde ocksĂ„ andra tillĂ€mpningsomrĂ„den för Sunet Drive: ErsĂ€ttare för Box och Z, AnvĂ€ndning av studenter samt Verktyg för samskrivning. Utredningarna kom fram till att Sunet Drive kan och bör anvĂ€ndas för alla tre tillĂ€mpningsomrĂ„den. 

Rekommendationer efter uppföljningen

  1. Inför Sunet Drive som ersĂ€ttare för Box sĂ„ snart det finns stöd för federerad multifaktorsautentisering. 
  2. Gör Sunet Drive tillgÀngligt för studenter för fildelning och samskrivning.

Samarbetshjulet KLAR

ÅtergĂ„ngen till arbete pĂ„ arbetsplats kommer krĂ€va vissa anpassningar i arbetsgrupper, nĂ„got som medför utmaningar. En modell ska dĂ€rför tas fram som skapar förutsĂ€ttningar för ett gruppgemensamt sĂ€tt att arbeta med digital arbetsmiljö pĂ„ ett strukturerat sĂ€tt. Moduler med olika inriktning sĂ„som kommunikation, arbetsmiljö och förvĂ€ntningar ska utifrĂ„n regelverk och policys, tillsammans med diskussionsunderlag och kompetensutvecklingsmöjligheter, ska skapa förutsĂ€ttningar för att över tid utveckla den digitala mognaden i en grupp.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare med olika delansvariga för innehĂ„llet i respektive modul, fördelat utifrĂ„n ansvarsomrĂ„de och kompetens. 

Tidsram: September 2021- februari 2022

Status (jun 2022): Ett projekt byggde och fyllde Samarbetshjulet med information.

  • HR-avdelningen har informerat om verktyget vid ledningsgrupper samt implementerat det i universitets metodbank för att undersöka psykosocial arbetsmiljö. En praktikant har arbetat med att uppdatera och utvĂ€rdera samarbetshjulet och lĂ€mnat en rapport med förslag pĂ„ förtydliganden och utvecklingar som t.ex. nya texter, förbĂ€ttrade lĂ€nkar och mallar samt nytt material. HR kommer arbeta vidare med resultatet av rapporten under hösten.

Ledarskap pÄ distans KLAR

För att skapa bĂ€ttre förutsĂ€ttningar för ledarskap av högre kvalitet hos vĂ„ra chefer och dĂ€rmed bĂ€ttre verksamhet Ă€r förslaget att inventera behovet av och sammanstĂ€lla goda exempel frĂ„n ledarskap pĂ„ distans i organisationen. Denna aspekt bör integreras i ledarutvecklingen för att skapa grundtrygghet i olika former av ledarskap. 

Ansvarig: HR-avdelningen. IdĂ©n kopplas Ă€ven ihop med projektet Framtidens arbetsplats.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): Digitaliseringsarbetets resultat i frĂ„ga om behovsbild för medarbetare och mĂ„lsĂ€ttningar 2024 Ă€r delade med det företag som utför ledarutvecklingsprogrammet 2022, tillsammans med andra dokument som t.ex. internrevisorns granskningsrapport angĂ„ende systematisk arbetsmiljöarbete med fokus pĂ„ digital arbetsmiljö. Ledarutvecklingen Ă€r uppstartad och aktiviteten pĂ„gĂ„ende. HR:s arbete med HR- frukostar fokuserades hösten 2021 pĂ„ Ă„tergĂ„ng till arbete pĂ„ campus med anledning av pandemin. DĂ€r berördes frĂ„gan om ledarskap pĂ„ distans nĂ„got, men ingen HR-frukost dedikerades helt till detta p.g.a. pandemilĂ€get. 

Översyn av digital reception KLAR

För att komplettera VĂ€lkomstcentrets verksamhet och It-avdelningens reception ska en utredning pĂ„börjas, utifrĂ„n frĂ„gan vilka tjĂ€nster som fortsatt mĂ„ste vara fysiska och inte kan erbjudas digital. Utredningen ska ocksĂ„ se över hur dessa kan kompletteras med digitala tjĂ€nster och hur tillgĂ€ngligheten ska se ut. Slutrapporten ska Ă€ven innefatta en konsekvensanalys och förslag pĂ„ digitala möjligheter.

Ansvarig: It-avdelningen tillsammans med Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. I arbetet deltar Ă€ven personal i VĂ€lkomstcentret samt representant för kommunikationsavdelningen.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): En rapport med förslag till fördjupade diskussioner och utredningar Àr framtagen och överlÀmnad till Campusavdelningen och It-avdelningen. I ett första steg kommer projektet Onödig efterfrÄgan i VÀlkomstcentret genomföras för att se en systematik i förfrÄgningarna som inkommer till VÀlkomstcentret.

Status (dec 2022): Onödig efterfrÄgan i VÀlkomstcentret genomfördes enligt plan och slutrapport inklusive rekommendationer till fortsatt arbete lÀmnades över till Campusavdelningen.

Teknisk introduktion för studenter

Utbildningsmaterial för att öka studenters digitala kompetens produceras inom universitetet. En utredning av vilka utbildningsinsatser som bör köpas in istÀllet för att produceras ska göras samt kostnadsberÀknas.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten och It-avdelningen projektleder insatsen och Kommunikationsavdelningen medverkar. FramgĂ„ngsrika studier fungerar som styrgrupp. Arbetet ska samordnas med projektet en ingĂ„ng för kompetensutveckling som Ă€r ett delprojekt till Medarbetarwebben.

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Ingen av de inblandade avdelningarna har deltagit i nÄgot arbete. Vid uppföljningen uppmÀrksammades detta, varför de ansvariga avdelningarna kommer ta ett omtag under hösten 2022.

Status (dec 2022): Aktiviteten har inte pÄbörjats, men kan komma att ingÄ i bÄde It-avdelningens och Universitetspedagogiska enhetens verksamhetsplaner för 2023.

Status (jun 2023): Aktiviteten har inte pÄbörjats, men kan komma att ingÄ i UPE:s verksamhetsplan 2023. FrÄn IT lÀggs fokus pÄ att se över IT-stöd-sidor pÄ Kau.se samt att nyttja erfarenhet insamlade av Studentsupporten för vanligaste frÄgor som ocksÄ kompletteras med pÄ kau.se.

Status (jun 2024): UPE uppdatera kontinuerlig utbildningsmaterial och information för systemen inom enhetens ansvarsomrÄde. Biblioteket har erbjudit workshops för studenter gÀllande AI-kompetens. Projektledningen enligt projektbeskrivningen har inte kunnat prioriteras pga förhöjd och oförutsedd arbetsbelastning som följd av ChatGPT/generativ AI.

Stödmaterial för digital undervisning KLAR

Stödmaterial för planering, genomförande och examination av digitala kurser och program ska tas fram tillsammans med liknande underlag för lÀrares kursdesign. En grund för att veta nÀr, hur och varför en viss pedagogik ska anvÀndas ska presenteras.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten

Tidsram: Augusti 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten Àr genomförd och materialet Àr publicerat pÄ sidan Keep-on teaching som lanserades i juni 2022.

Utveckling av Canvas KLAR

Utvecklingen av Canvas ska fortsĂ€tta genom exempelvis en översyn av tekniska integrationer mot andra system. Den gemensamma mallen för Canvas bör vidareutvecklas till flera mallar, marknadsföras och integreras tydligt i skapandet av nya kursskal. I utvecklingsarbetet bör kopplingen till ladok (resultatöverföring, resultatmarkering) prioriteras. 

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Integration Canvas – Ladok Ă€r till 90% klart. Ladok arbetar med fĂ€rdigstĂ€llandet. Canvasteamet arbetar ocksĂ„ pĂ„ en integrering mellan Sola och Canvas, dĂ€r man invĂ€ntar en utveckling frĂ„n University of Edinburgh för att kunna genomföra den. Inga fler mallar har utvecklats, dĂ€remot har gjort finjusteringar gjorts pĂ„ befintlig kursmall. Dessutom Ă€r ett utbildningsmaterial kring anvĂ€ndandet av den framtagen.

Status (dec 2022): En utredningsrapport angÄende integration mellan Canvas och Ladok Àr framtagen och överlÀmnat till Avdelning för utbildningsstöd (https://kau.app.box.com/s/869rdzq7k1hdow96n9s6iw4nwpshzofl). Integrationen med Sunet Survey för kursutvÀrderingar testas skarpt i ett tiotal kurser i slutet av den aktuella lÀsperioden och förvÀntas vara klara under vÄrterminen. Integrationen med Sola förvÀntas vara klara i löpet av första lÀsperioden 2023.

Status (jun 2023): Verktyget ”Resultat till Ladok” har utvecklats och implementerats under VT23. Dokumentation har skapats: Resultat till Ladok: Att anvĂ€nda Canvas (kau.se). Flertal workshoppar har genomförts under VT23. Information kring verktygen har lanserats via UPEs nyhetsbrev, chefskanalen och lyfts i support rummet KeepOnTeaching.

Utredningar att genomföra efter ÄtergÄngen till ordinarie undervisningsform

Ökade möjligheter till kollegialt lĂ€rande

En utredning med fokus pĂ„ lĂ€rarlag, Ă€mnesgrupper, program och institutioners önskemĂ„l och behov av gemensam kompetensutveckling ska företas. Utredningen ska lĂ€mna förslag pĂ„ olika aktiviteter samt hur dessa kan genomföras och marknadsföras sĂ„ att mĂ„lgruppen nĂ„s. FörutsĂ€ttningarna för en intern utlysning för lĂ€rarlag att ansöka om kompetensutvecklingstid, kompetensutvecklingsmedel och utveckling av kurs, delkurs eller program, liknande den utlysning som fanns betrĂ€ffande Blended learning för nĂ„gra Ă„r sedan, ska utredas.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten ansvarar för att tillsĂ€tta arbetsgrupp.

Tidsram: Januari 2022 – december 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten Àr planerad att starta hösten 2022.

Status (dec 2022): Aktiviteten har inte pĂ„börjats pĂ„ grund av de förlĂ€ngda projekten Nytt kursutvĂ€rderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring EUNICE ansökan. Aktiviteten kommer att ingĂ„ i UPEs verksamhetsplan 2023.

Status (jun 2023): Aktiviteten Àr planerad att starta hösten 2023.

Status (jun 2024): Utredningen föreslÄ att införa arbetet enligt PDK-cykeln. Införandet har inte kunnat prioriteras pga förhöjd och oförutsedd arbetsbelastning som följd av ChatGPT/generativ AI.

Den nya normala undervisningsformen

En universitetsövergripande arbetsgrupp som utreder behov och förutsĂ€ttningar för “den nya normala undervisningsformen” ska tillsĂ€ttas. Utredningen bör omfatta vad som krĂ€vs för hybridundervisning som erbjuder olika former av undervisning, samt en kartlĂ€ggning vad universitetets lĂ€rare behöver i frĂ„ga av pedagogiskt stöd och tekniskt stöd i sĂ„dan undervisning.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten ansvarar för att tillsĂ€tta arbetsgrupp.

Tidsram: januari 2022 – december 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten Àr planerad att starta hösten 2022.

Status (dec 2022): Aktiviteten har inte pĂ„börjats pĂ„ grund av de förlĂ€ngda projekten Nytt kursutvĂ€rderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring EUNICE ansökan. Aktiviteten kommer att ingĂ„ i Universitetspedagogiska enhetens verksamhetsplan för 2023.

Status (jun 2023): Ett arbetsgrupp med UPE representanter och AV-teamet har bildats och erfarenhetsutbyte med olika lÀrosÀte i Sverige (VÀst, UmeÄ, Uppsala, SLU) har genomförts. Under HT23 sammansÀtts den universitetsövergripande arbetsgruppen och arbetet fortsÀtter.

Status (jun 2024): Samarbetet mellan UPE och AV-teamet fortsÀtter och förutsÀttningar anpassas och stödmaterial utvecklas efter behov och erfarenhetsutbyte. Mindre salar verkar vara vÀlutrustad. Finns behöv för anpassade salar för större studentgrupper (80-100).