Aktiviteter för digitalisering

Aktiviteter för digitalisering – Status juni 2023

Under våren 2021 har projektet Samlad digitalisering jobbat med fokusgrupper för att förstå upplevelser, identifiera behov, sätta delmål mot strategi 2030 och ta fram digitaliseringsidéer som möter behoven. I september 2021 prioriterades ett antal aktiviteter för att uppfylla universitetets digitaliseringsmål. Varje aktivitet har en ansvarig verksamhet samt en tidsram för då aktiviteten genomförs.

Idéanalyser

Digital resursbank KLAR

Projektet behöver även inkludera ett verktyg för att dela digitala resurser i form av film, foto och grafiskt material för att göra det lätt att göra rätt för medarbetare att göra digitalt material.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd gör idéanalys åt Kommunikationsavdelningen.

Tidsram: September- november 2021

Status (jun 2022): Avdelningen för verksamhetsstöd genomförde i september 2021 en idéanalys gällande digital resursbank.

Idén är att i en digital tjänst kunna samla alla multimediaresurser, oavsett typ, användningsområde och tillgång för användare. Där kan alla typer av multimediafiler laddas upp och märkas. Filerna kan delas med andra både inom och utanför organisationen. I analysen identifierades att olika digitala tjänster används för olika medietyper; Bildbanken för bilder, Kauplay för filmer och Dokumenthörnan för broschyrer/presentationer. Även Box och Sprend används då stora filer ska delas.
Med en digital lösning för att samla multimediaresurser kan fler arbeta effektivare med multimedia. Det blir enklare att hålla koll på produktioners livslängd och medarbetare på Kau kan också återanvända multimedia utan mellanhänder. Analysen förslog att utvärdera om någon befintlig digital tjänst, så som Kauplay eller Sunet Drive kan fungera som gemensam resursbank och om inte, hitta annan tjänst som uppfyller identifierade krav och behov.
Rekommendationer från uppföljningen: Undersök möjligheterna att bygga in resursbanken i Drupal, antingen nya Medarbetarwebben eller Kau.se. Använd de erfarenheter som upphandlad konsult har från andra organisationer.

Deltagarportal KLAR

Ett behov som uttryckts ett flertal gånger till Kommunikationsavdelningen är digitalt verktyg (webbplats, sociala medier, app eller liknande) för att rekrytera respondenter till deltagare i olika forskningsstudier.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd gör idéanalys åt Kommunikationsavdelningen.

Tidsram: September – november 2021

Status (jun 2022): Idéanalysen pekade på behov av närmare utredning. Christina Knowles genomförde våren 2022 en sådan som rekommenderar att inte införa en deltagarportal.

Förstudier och utredningar

Kameran i Zoom KLAR

En utredning av kamerans betydelse för lärandet ur både lärar- och studentperspektiv i digital undervisning samt framtagande av guide till lärare hur de kan skapa trygghet i undervisningssituationen ska genomföras. Syftet är att få en förståelse för hur kameran påverkar lärares förutsättningar i undervisningen och studenters lärare. Utredningen ska även innefatta rättsliga aspekter.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten. Aktiviteten kan med fördel vävas samman med UHR:s projekt om distansundervisning.

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): En rapport är till 85-90% klar (återstår språkgranskning). Den innehåller en sammanställning om forskning inom området, såväl video som distansundervisning och kommer publiceras på Keep-on-teaching sidan inom kort.

Status (dec 2022): På grund av de förlängda projekten Nytt kursutvärderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring EUNICE ansökan kunde utredningsrapporten inte färdigställas under höstterminen. Rapporten förväntas publiceras i slutet av februari 2023.

Status (jun 2023): På grund av de förlängda projekten Nytt kursutvärderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring ChatGPT kunde utredningsrapporten inte färdigställas under vårterminen. Rapporten förväntas publiceras i september.

Resultat: På webbplatsen Keep-on-teaching finns en guide om studenter utan kamera och länk till en rapport om ämnet.

Dokumenthörnan KLAR

En utredning av tidigare insatser avseende förbättring av dokumenthörnan ska genomföras tillsammans med en nulägesanalys av behovet. Utredningen ska ligga till grund för vägval för utvecklingen av ny dokumenthörna som ett delprojekt till projektet Medarbetarwebb.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd genomför utredningen med avrapportering till Rektors kansli.

Tidsram: Augusti 2021 – september 2021

Status (jun 2022): Utredningen genomfördes enligt plan och ledde till uppstarten av projektet Dokumenthantering, ett delprojekt i projektet Medarbetarwebben. Delprojektet innebär hantering av styr- och beslutsdokument för att medarbetarna vid Karlstads universitet ska hitta korrekt och aktuell information. Att medarbetare känner sig trygga i hur de hittar korrekta och relevanta styrdokument på medarbetarwebben. Delprojektet ska vara klart vid första leveransen av Medarbetarwebben, den 10 mars 2023. Therese Eriksson är projektledare.

Status (dec 2022): Projektet Dokumenthantering går enligt plan och Regelverket, platsen där dokument hanteras på Medarbetarwebben, kommer lanseras i mars 2023.

Automatisering i ekonomiprocesser KLAR

En förstudie av hur automatisering genom robotisering kan användas i flera av universitetets ekonomprocesser ska genomföras med syftet hur automatisering kan användas för resurseffektivitet på ekonomiavdelningen. Även flera andra av universitetets processer ska beaktas vid förstudien.

Ansvarig: Avdelningen för ekonomi- och planering

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Avdelningen för ekonomi och planering har genomfört två förstudier om robotisering i ekonomiprocesser.

Den första förstudien är mer grundläggande kring robotisering, där Robot Process Automation (RPA) definieras och beskrivs. En nulägesanalys visar att flera lärosäten och andra offentliga organisationer har effektiviserat med RPA och lärdomar kan dras av för- och nackdelar med olika sätt att organisera arbetet med RPA. Med stöd av ämnet Informatik genomfördes en workshop för at identifiera utvecklingsområden inom Avdelningen för ekonomi och planering där robotisering kan stödja verksamheten. Inom flera områden finns specifika arbetsuppgifter och processer som har potential att utvecklas med robotisering, där faktorer som genomförbarhet, tidsbesparande, effektivisering och minskande mängd fel har påverkat rangordningen. Vårt att notera är att robotisering inte alltid är rätt svar på ett problem, det kan också lösas med systemintegrationer eller systemförbättringar.
Den andra förstudien har fokuserat specifikt på de man kallar ”Primulakontering”. Med det menas att ekonomer planerar, budgeterar och redovisar personalkostnader i HR-systemet Primula. Ekonomerna utför samma arbetsuppgifter i Raindance, alltså tydligt dubbelarbete som med tanke på omfattningen har stor potential till tidsbesparingar med robotisering. Förstudien förordar automatisering av personalkontering i Primula, då det innebär att ekonomer inte behöver arbete i Primula men också att befintliga integrationer för kringliggande system inte behöver förändras.
Slutsatserna från båda förstudierna är att robotisering har stor potential för att effektivisera och frigöra tid inom Avdelningen för ekonomi och planering. Man poängterar vikten av att förmågan att bygga ”robotar” inte behöver baseras på särskild it-kompetens, utan klaras av i den berörda verksamheten. Förstudierna har inte utvärderat möjligheter till robotisering utanför Avdelningen för ekonomi och planering, men bedömningen är att potentialen är stor i resterande verksamhet.

Rekommendationer från uppföljningen:

Utvärdera hur en framtida förvaltningsorganisation av RPA ska se ut och fungera innan en upphandling startar.
Genomför ett upphandling av RPA så snart det är genomförbart och inför RPA i identifierade ekonomiprocesser. Parallellt ska ekonomihantering utanför Avdelningen för ekonomi och planering som kan effektiviseras med RPA identifieras och införas.
Förstudie två pekar på möjligheten att ”slippa arbeta i ett system man inte är i så ofta”, vilket kan överföras på andra verksamheter och roller i organisationen. Kombinera den insikten med de förslag på systemintegrationer som framkommit i digitaliseringsaktiviteten ”Kartläggning av systemintegrationer”.

Status (dec 2022): En RFI kommer genomföras i januari 2023 inför en upphandling där ekonomiprocesser är först ut för automatisering, därefter planeras fler processer inom andra områden kopplas på.

Status (jun 2023): Ett projekt pågår där en upphandlad RPA-lösning ska automatisera nio processer inom ekonomi, HR, utbildningsadministration och bibliotek. Projektet pågår fram till mars 2024.

Omvärldsanalys av digital examination KLAR

Det system för digital examination som används idag stödjer inte matematiska formler och liknande behov. Innan avtalet med systemleverantören förlängs bör en omvärldsanalys genomföras som beaktar universitetets behov.

Ansvarig: Avdelningen för utbildningsstöd

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): En förstudie genomfördes som rekommenderade ett systembyte. Ett införandeprojekt av systemet Inspera pågår nu. Systemet kommer vara i drift när höstterminen 2022 startar.

Status (dec 2022): Införandeprojektet genomfördes enligt plan och systemet Inspera är nu universitetets digitala tentamenssystem.

Kartläggning av systemintegrationer KLAR

För att nå en effektivare arbetsmiljö med mindre dubbelarbete och bättre beslutsunderlag behöver kommunikationen mellan universitetets olika stödsystem ses över. Hur pratar systemen med varandra och delar information mellan varandra så att mindre arbete behöver ske genom att mata in samma information på flera olika ställen. Utöver detta finns det ett stort behov av att aggregera och samköra olika sorters verksamhetsinformation så att man får fram tydliga beslutsunderlag och bättre styrningsmöjligheter.

Ansvarig: It-avdelningen

Tidsram: Oktober 2021 – mars 2021

Status (jun 2022): En kartläggning av systemintegrationer har genomförts av It-avdelningen jan-apr 2022. Utgångspunkten har varit den systemkarta med övergripande kopplingar mellan system som finns inom it-styrningen.

För att identifiera behov av systemintegrationer genomförde flera samtal med medarbetare på Kau, förvaltningsledare samt medarbetare från varje team på It-avdelningen. Av samtalen framkom att universitetets system överlag fungerar bra och att våra system trots allt pratar med varandra i stor omfattning, men det finns förstås förbättringspotential. Dessa redovisas som förbättringsförslag mellan respektive system som är inblandat. Det kan handla om integrationer mellan system som idag är isolerade från varandra, men också om befintliga integrationer som är i behov av förbättringar.
Kartläggning av befintliga integrationer genomfördes i systemgruppen Utbildningsadministration som är en central grupp av system där viktig information för utbildningsverksamheten finns och flödar. Ladok är här det system som övriga system i stor utsträckning är beroende av. Olika metoder och programvaror har utvärderas för att dokumentationen av integrationerna, och slutligen valdes programvaran Archi, främst för dess möjligheter till visuellt presentation och återanvändning av dataobjekt samt kopplingen till metodstödet TOGAF.

Rekommendationer från uppföljningen

Distribuera förslagen på integrationer till respektive förvaltningsledare för utvärdering och eventuellt införande.
Inkorporera förvaltningen av nya systemkartan med dess integrationer som en del av systemförvaltningsmodellen GFS.
Gå vidare med att kartlägga alla systemområden. Fokusera initialt på ekonomi- och personaldata för att stödja digitaliseringsaktiviteten ”Automatiseringar i ekonomiprocesser”.
Använd kartlagda integrationer som underlag för att beskriva för organisationen hur, var och när information flödar mellan system.

Digitalt verksamhetsstöd för forskningsprojekt KLAR

En förstudie ska genomföras som ska resultera i ett förslag för en snabb och enkel vägledning för forskaren genom att ansökningar, avtal, beslut etc finns samlat på ett ställe. Det digitala verksamhetsstödet ska vara integrerat med befintliga system på Kau och stödfunktionerna kan ge direkt vägledning. Lärosätet kan säkerställa att krav och avtal följs. Verksamhetsstödet ska inte ersätta forskningsfinansiärernas befintliga ansöknings- och/eller projektverktyg.

Förslaget ska innefatta följande:

En överblick av alla forskningsprojekt (budget, partners, finansiär, projektperiod, etikbeslut, avtal, rekryteringar, bibliometri, datahanteringsplaner)
System som signalerar vad som behöver göras i varje steg och anpassas utifrån finansiär.
Administration som säkerställer att information/dokumentation är korrekt som i möjligaste mån hämtas från befintliga interna system.

Ansvarig: Grants and Innovation Office (GIO)

Tidsram: 1 april 2022 – 31 december 2022

Status (jun 2022): Baserat på olika anledningar (prioriteringar samt kapacitetsbrist) har denna aktivitet delvis setts över och inte heller kunnat prioriteras till fullo. GIO har via diskussioner inom FSG (Forskningsstrategiska gruppen som leds av rektor) och i FASG (Forskningsadministrativa styrgruppen) beslutat att vi behöver inleda detta arbete med att se över vilken forskningsinformation (och i första hand ekonomisk information) vi av olika anledningar måste presentera utifrån olika krav och aktiviteter, det kan vara redovisningar till uppdragsgivare av olika slag, bakgrundsdata i samband med kvalitetsgranskningar av universitetets forskning och data/information i samband med olika interna beslut och planeringar.
För att utreda detta har en förstudie startats med målet att lämna förslag till ett systematiskt arbetssätt för att sammanställa data avseende extern forskningsfinansiering vid universitetet. Ambitionen är att universitetet skapar en sammanhållen process för att visualisera data med stöd av systemverktyg som är tillgängliga för alla medarbetare.
Detta innebär alltså att steget mot det digitala stödsystemet som kan finnas tillgängligt för alla (både internt på universitetet och även till viss del externt) ligger lite längre fram i tid, denna ”bakgrundsstudie” behöver först genomföras för att se vilken typ av information och data som måste kunna presenteras utifrån olika kravställningar på universitetet.

Status (dec 2022): Förstudien som var tänkt att pågå till 31 dec 2022 har förlängts tom 31 mars 2023, dels för att kapaciteten att driva denna förstudie inte är så hög (varken Avdelningen för ekonomi och planering eller GIO har kunnat prioritera detta) men också för att under första kvartalet kommer ett par institutioner få ”pilota” lite runt de förslag på uppföljningsdata som förstudien börjar landa i.

Status (jun 2023): Förstudien avseende vilken forskningsinformation, i första hand ekonomisk information, som Kau bör använda sig av för olika sammanhang har fortsatt. Den förlängdes till 31 mars i ett första läge men har förlängts ytterligare för att det varit kapacitetsbrist inom både Ekonomiavdelningen och GIO. Men piloter har nu genomförts med ett par institutioner på båda fakulteterna (som inkluderat dekaner, prefekter, controllers, ekonomer, GIO). Ett förslag på ekonomisk information finns nu framtaget och målet är att detta nu ska förankras brett på fakulteterna (alla prefekter) under april-maj så att denna fas kan slutföras i början av juni.

Status (jun 2024): Förstudien genomfördes under perioden ht22 till vt23 och fokus var på att definiera en modell samt digitalt stöd avseende ” Systematisk och sammanhållen redovisning av externfinansierad forskning vid Karlstads universitet”.
Baserat på förstudien har sedan KULI (universitetets BI-system) uppdateras med information rörande externfinansierad forskning samt med publikationsinformation kopplat till universitetets forskningsverksamhet. Informationen kan nu ses “online” via inloggning i KULI.

Projekt

Medarbetarwebb KLAR

Framtagande av ny medarbetarwebbplats som skapar en upplevelse av en samlad digital miljö för universitetets medarbetare. Arbetet hålls samman i ett huvudprojekt och består av fem delprojekt:

Plattform
Dokumenthantering
Information och nyheter
Kompetensutveckling och verktyg
Att göra

Ansvarig: Kommunikationsavdelningen är huvudprojektledare samt leder delprojekt 1 och 3. Rektors kansli leder delprojekt 2, Avdelningen för verksamhetsstöd ledare delprojekt 4 och 5. Avdelningen för verksamhetsstöd är också projektstöd till huvudprojektet.

Tidsram: November 2021 – maj 2023, med delleverans september 2022

Status (jun 2022): Projektet har justerat tidplanen, men löper på enligt den nya planen. Större beslut som fattats avser val av plattform, upphandling av konsulter och framtagande och godkännande av projektplaner. I höst byter projektet projektledare och framöver väntar aktiviteter såsom framtagande av koncept och design, migrering och framtagande av redaktörsorganisation m.m.

Status (dec 2022): Projektet löper fortfarande bra. Tidsplanen hålls och projektgruppen arbetar bra tillsammans. Första lansering planeras till 10 mars 2023. Då finns ny informationsstruktur, Regelverket (dokumenthantering av styrdokument, beslut och protokoll), förbättrad sökfunktion, ny design och ny redaktörsorganisation. Andra lanseringen är planerad till hösten 2023, med implementering av Att göra samt Kompetensutveckling och verktyg.

Status (jun 2023): Delprojekten Att göra och Kompetensutveckling och verktyg fortlöper enligt plan med leverans oktober 2023.

Status (jun 2024): Funktionalitet för påminnelser (Att göra) och kunskapsblock/kompetenssida (kompetensutveckling) lanserades i oktober 2023. Därmed avslutades det större projektet Ny medarbetarwebb.

Tydlig ingång till och identifiering av kompetensutveckling KLAR

Delprojekt till Medarbetarwebben. Digitala verktyg som personal förväntas använda men också verktyg som finns tillgängliga att använda i sitt arbete eller i sin undervisning ska samlas på ett enkelt och överskådligt sätt. Kompetensutvecklingen ska kunna utgå från såväl verksamhetsuppdraget som från chef/systemansvarigs tilldelning eller medarbetaren behov och intresse.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. Även Universitetspedagogiska enheten deltar i projektet.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status: Se projektet Medarbetarwebb ovan.

Digitalt samarbete kring information (Sunet Drive) KLAR

För att medarbetare och studenter ska kunna samarbeta säkert kring information, dokument och filer behöver universitetet en digital samarbetsplattform för ändamålet. Sunet Drive ska därför införas för att lagra och dela filer. I första hand prioriteras forskningsdata och därefter övrig verksamhet.

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. För delprojekt forskning och teknik ansvarar delprojektledare från Externa relationer respektive It-avdelningen.

Tidsram: Augusti 2021 – mars 2022

Status (jun 2022):

Under perioden maj 2021 – feb 2022 pågick ett projekt för att införa Sunet Drive för lagring och delning av forskningsdata. Under aug-nov 2022 introducerades fem forskningsprojekt för Sunet Drive som en pilot för att testa produkten, optimera rutiner och ta fram stödmaterial. 1 dec 2022 lanserades Sunet Drive brett till alla forskningsprojekt. Till och med juni 2022 hade ca 70 forskningsprojekt beställt projektyta.
Projektet utredde också andra tillämpningsområden för Sunet Drive: Ersättare för Box och Z, Användning av studenter samt Verktyg för samskrivning. Utredningarna kom fram till att Sunet Drive kan och bör användas för alla tre tillämpningsområden.

Rekommendationer efter uppföljningen

Inför Sunet Drive som ersättare för Box så snart det finns stöd för federerad multifaktorsautentisering.
Gör Sunet Drive tillgängligt för studenter för fildelning och samskrivning.

Samarbetshjulet KLAR

Återgången till arbete på arbetsplats kommer kräva vissa anpassningar i arbetsgrupper, något som medför utmaningar. En modell ska därför tas fram som skapar förutsättningar för ett gruppgemensamt sätt att arbeta med digital arbetsmiljö på ett strukturerat sätt. Moduler med olika inriktning såsom kommunikation, arbetsmiljö och förväntningar ska utifrån regelverk och policys, tillsammans med diskussionsunderlag och kompetensutvecklingsmöjligheter, ska skapa förutsättningar för att över tid utveckla den digitala mognaden i en grupp.

Till Samarbetshjulet

Ansvarig: Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare med olika delansvariga för innehållet i respektive modul, fördelat utifrån ansvarsområde och kompetens.

Tidsram: September 2021- februari 2022

Status (jun 2022): Ett projekt byggde och fyllde Samarbetshjulet med information.

HR-avdelningen har informerat om verktyget vid ledningsgrupper samt implementerat det i universitets metodbank för att undersöka psykosocial arbetsmiljö. En praktikant har arbetat med att uppdatera och utvärdera samarbetshjulet och lämnat en rapport med förslag på förtydliganden och utvecklingar som t.ex. nya texter, förbättrade länkar och mallar samt nytt material. HR kommer arbeta vidare med resultatet av rapporten under hösten.

Ledarskap på distans KLAR

För att skapa bättre förutsättningar för ledarskap av högre kvalitet hos våra chefer och därmed bättre verksamhet är förslaget att inventera behovet av och sammanställa goda exempel från ledarskap på distans i organisationen. Denna aspekt bör integreras i ledarutvecklingen för att skapa grundtrygghet i olika former av ledarskap.

Ansvarig: HR-avdelningen. Idén kopplas även ihop med projektet Framtidens arbetsplats.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): Digitaliseringsarbetets resultat i fråga om behovsbild för medarbetare och målsättningar 2024 är delade med det företag som utför ledarutvecklingsprogrammet 2022, tillsammans med andra dokument som t.ex. internrevisorns granskningsrapport angående systematisk arbetsmiljöarbete med fokus på digital arbetsmiljö. Ledarutvecklingen är uppstartad och aktiviteten pågående. HR:s arbete med HR- frukostar fokuserades hösten 2021 på återgång till arbete på campus med anledning av pandemin. Där berördes frågan om ledarskap på distans något, men ingen HR-frukost dedikerades helt till detta p.g.a. pandemiläget.

Översyn av digital reception KLAR

För att komplettera Välkomstcentrets verksamhet och It-avdelningens reception ska en utredning påbörjas, utifrån frågan vilka tjänster som fortsatt måste vara fysiska och inte kan erbjudas digital. Utredningen ska också se över hur dessa kan kompletteras med digitala tjänster och hur tillgängligheten ska se ut. Slutrapporten ska även innefatta en konsekvensanalys och förslag på digitala möjligheter.

Ansvarig: It-avdelningen tillsammans med Avdelningen för verksamhetsstöd fungerar som projektledare. I arbetet deltar även personal i Välkomstcentret samt representant för kommunikationsavdelningen.

Tidsram: September 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): En rapport med förslag till fördjupade diskussioner och utredningar är framtagen och överlämnad till Campusavdelningen och It-avdelningen. I ett första steg kommer projektet Onödig efterfrågan i Välkomstcentret genomföras för att se en systematik i förfrågningarna som inkommer till Välkomstcentret.

Status (dec 2022): Onödig efterfrågan i Välkomstcentret genomfördes enligt plan och slutrapport inklusive rekommendationer till fortsatt arbete lämnades över till Campusavdelningen.

Teknisk introduktion för studenter

Utbildningsmaterial för att öka studenters digitala kompetens produceras inom universitetet. En utredning av vilka utbildningsinsatser som bör köpas in istället för att produceras ska göras samt kostnadsberäknas.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten och It-avdelningen projektleder insatsen och Kommunikationsavdelningen medverkar. Framgångsrika studier fungerar som styrgrupp. Arbetet ska samordnas med projektet en ingång för kompetensutveckling som är ett delprojekt till Medarbetarwebben.

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Ingen av de inblandade avdelningarna har deltagit i något arbete. Vid uppföljningen uppmärksammades detta, varför de ansvariga avdelningarna kommer ta ett omtag under hösten 2022.

Status (dec 2022): Aktiviteten har inte påbörjats, men kan komma att ingå i både It-avdelningens och Universitetspedagogiska enhetens verksamhetsplaner för 2023.

Status (jun 2023): Aktiviteten har inte påbörjats, men kan komma att ingå i UPE:s verksamhetsplan 2023. Från IT läggs fokus på att se över IT-stöd-sidor på Kau.se samt att nyttja erfarenhet insamlade av Studentsupporten för vanligaste frågor som också kompletteras med på kau.se.

Status (jun 2024): UPE uppdatera kontinuerlig utbildningsmaterial och information för systemen inom enhetens ansvarsområde. Biblioteket har erbjudit workshops för studenter gällande AI-kompetens. Projektledningen enligt projektbeskrivningen har inte kunnat prioriteras pga förhöjd och oförutsedd arbetsbelastning som följd av ChatGPT/generativ AI.

Stödmaterial för digital undervisning KLAR

Stödmaterial för planering, genomförande och examination av digitala kurser och program ska tas fram tillsammans med liknande underlag för lärares kursdesign. En grund för att veta när, hur och varför en viss pedagogik ska användas ska presenteras.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten

Tidsram: Augusti 2021 – juni 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten är genomförd och materialet är publicerat på sidan Keep-on teaching som lanserades i juni 2022.

Utveckling av Canvas KLAR

Utvecklingen av Canvas ska fortsätta genom exempelvis en översyn av tekniska integrationer mot andra system. Den gemensamma mallen för Canvas bör vidareutvecklas till flera mallar, marknadsföras och integreras tydligt i skapandet av nya kursskal. I utvecklingsarbetet bör kopplingen till ladok (resultatöverföring, resultatmarkering) prioriteras.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten

Tidsram: Augusti 2021 – december 2021

Status (jun 2022): Integration Canvas – Ladok är till 90% klart. Ladok arbetar med färdigställandet. Canvasteamet arbetar också på en integrering mellan Sola och Canvas, där man inväntar en utveckling från University of Edinburgh för att kunna genomföra den. Inga fler mallar har utvecklats, däremot har gjort finjusteringar gjorts på befintlig kursmall. Dessutom är ett utbildningsmaterial kring användandet av den framtagen.

Status (dec 2022): En utredningsrapport angående integration mellan Canvas och Ladok är framtagen och överlämnat till Avdelning för utbildningsstöd (https://kau.app.box.com/s/869rdzq7k1hdow96n9s6iw4nwpshzofl). Integrationen med Sunet Survey för kursutvärderingar testas skarpt i ett tiotal kurser i slutet av den aktuella läsperioden och förväntas vara klara under vårterminen. Integrationen med Sola förväntas vara klara i löpet av första läsperioden 2023.

Status (jun 2023): Verktyget ”Resultat till Ladok” har utvecklats och implementerats under VT23. Dokumentation har skapats: Resultat till Ladok: Att använda Canvas (kau.se). Flertal workshoppar har genomförts under VT23. Information kring verktygen har lanserats via UPEs nyhetsbrev, chefskanalen och lyfts i support rummet KeepOnTeaching.

Utredningar att genomföra efter återgången till ordinarie undervisningsform

Ökade möjligheter till kollegialt lärande

En utredning med fokus på lärarlag, ämnesgrupper, program och institutioners önskemål och behov av gemensam kompetensutveckling ska företas. Utredningen ska lämna förslag på olika aktiviteter samt hur dessa kan genomföras och marknadsföras så att målgruppen nås. Förutsättningarna för en intern utlysning för lärarlag att ansöka om kompetensutvecklingstid, kompetensutvecklingsmedel och utveckling av kurs, delkurs eller program, liknande den utlysning som fanns beträffande Blended learning för några år sedan, ska utredas.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten ansvarar för att tillsätta arbetsgrupp.

Tidsram: Januari 2022 – december 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten är planerad att starta hösten 2022.

Status (dec 2022): Aktiviteten har inte påbörjats på grund av de förlängda projekten Nytt kursutvärderingssystem och Revision av den pedagogiska meriteringsmodellen samt den ökande arbetsbelastningen kring EUNICE ansökan. Aktiviteten kommer att ingå i UPEs verksamhetsplan 2023.

Status (jun 2023): Aktiviteten är planerad att starta hösten 2023.

Status (jun 2024): Utredningen föreslå att införa arbetet enligt PDK-cykeln. Införandet har inte kunnat prioriteras pga förhöjd och oförutsedd arbetsbelastning som följd av ChatGPT/generativ AI.

Den nya normala undervisningsformen

En universitetsövergripande arbetsgrupp som utreder behov och förutsättningar för “den nya normala undervisningsformen” ska tillsättas. Utredningen bör omfatta vad som krävs för hybridundervisning som erbjuder olika former av undervisning, samt en kartläggning vad universitetets lärare behöver i fråga av pedagogiskt stöd och tekniskt stöd i sådan undervisning.

Ansvarig: Universitetspedagogiska enheten ansvarar för att tillsätta arbetsgrupp.

Tidsram: januari 2022 – december 2022

Status (jun 2022): Aktiviteten är planerad att starta hösten 2022.

Status (jun 2023): Ett arbetsgrupp med UPE representanter och AV-teamet har bildats och erfarenhetsutbyte med olika lärosäte i Sverige (Väst, Umeå, Uppsala, SLU) har genomförts. Under HT23 sammansätts den universitetsövergripande arbetsgruppen och arbetet fortsätter.

Status (jun 2024): Samarbetet mellan UPE och AV-teamet fortsätter och förutsättningar anpassas och stödmaterial utvecklas efter behov och erfarenhetsutbyte. Mindre salar verkar vara välutrustad. Finns behöv för anpassade salar för större studentgrupper (80-100).